Polityka prywatności

Jakie dane osobowe przetwarzamy?

Przetwarzamy dane osobowe przekazywane nam w związku z kontaktem z TŁUMACZomatem, w szczególności przez formularz kontaktowy, e-mail, telefon, WhatsApp lub inny kanał komunikacji.

Dane mogą obejmować między innymi: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane firmowe, dane do faktury, treść wiadomości, informacje dotyczące zamawianej usługi oraz dane zawarte w dokumentach przesłanych do wyceny lub realizacji tłumaczenia.

Cele i podstawy przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

• udzielenie odpowiedzi na zapytanie przesłane przez formularz, e-mail, WhatsApp lub telefon — podstawą przetwarzania jest zgoda wynikająca z zainicjowania kontaktu (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) lub prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• przygotowanie wyceny tłumaczenia oraz przedstawienie terminu i warunków realizacji — podstawą przetwarzania jest podjęcie działań przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• realizacja zamówionej usługi tłumaczeniowej — podstawą przetwarzania jest wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• obsługa płatności, faktur, rachunków i obowiązków księgowych — podstawą przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
• archiwizacja korespondencji na wypadek potrzeby wykazania jej przebiegu lub obrony przed roszczeniami — podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• dochodzenie lub obrona przed roszczeniami — podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Komu możemy przekazywać dane?

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, z których usług korzystamy przy obsłudze zapytań, wycen, realizacji tłumaczeń, płatności i obowiązków księgowych.

Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

• dostawcy hostingu, poczty elektronicznej, systemów formularzy i infrastruktury technicznej strony,
• tłumacze, tłumacze przysięgli, współpracownicy i podwykonawcy zaangażowani w realizację zlecenia,
• biuro rachunkowe oraz dostawcy programów księgowych i fakturowych,
• operatorzy płatności online, jeżeli Klient korzysta z płatności elektronicznych,
• firmy kurierskie, pocztowe i logistyczne, jeżeli konieczne jest przesłanie dokumentów,
• kancelarie prawne, doradcy lub inne podmioty wspierające administratora w dochodzeniu lub obronie roszczeń,
• organy publiczne, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty, którym powierzamy przetwarzanie danych, przetwarzają je na podstawie odpowiednich umów lub innych podstaw prawnych oraz wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania powierzonych czynności.

Jak długo przechowujemy dane?

Dane osobowe przetwarzane w celu obsługi zapytania są przechowywane przez czas niezbędny do zakończenia komunikacji z Klientem.

Po zakończeniu komunikacji dane mogą zostać usunięte albo podlegać dalszej archiwizacji, jeżeli uzasadnia to potrzeba wykazania przebiegu korespondencji, obrony przed roszczeniami, dochodzenia roszczeń lub realizacji obowiązków prawnych.

Dane związane z realizacją zamówienia, fakturami i dokumentacją księgową przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego.

W przypadku danych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, dane mogą być przechowywane do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu lub ustania celu przetwarzania.

Płatności online

Jeżeli Klient wybiera płatność online, może zostać przekierowany do zewnętrznego operatora płatności wskazanego w linku płatniczym lub w procesie zamówienia.

Operacja płatnicza odbywa się po stronie operatora płatności. Administrator nie ma dostępu do poufnych danych transakcyjnych, takich jak pełny numer karty płatniczej, dane logowania do konta bankowego lub inne dane autoryzacyjne wykorzystywane przez bank lub operatora płatności.

W zakresie obsługi płatności online zastosowanie mogą mieć również regulaminy i polityki prywatności danego operatora płatności.

Uprawnienia związane z przetwarzaniem danych

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Pani / Panu następujące prawa:

• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
• prawo do sprostowania, czyli poprawienia danych,
• prawo do usunięcia danych, jeżeli nie ma podstaw do ich dalszego przetwarzania,
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych,
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, gdy podstawą jest prawnie uzasadniony interes,
• prawo do przenoszenia danych, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody lub umowy,
• prawo do cofnięcia zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, czyli Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu wykonania swoich praw należy skierować żądanie na adres: kontakt@tlumaczomat.pl.

Przed realizacją żądania możemy poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby, której dane dotyczą.

Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych jest dobrowolne, ale może być niezbędne do nawiązania kontaktu, przygotowania wyceny, realizacji zamówienia, wystawienia faktury lub dostarczenia gotowego tłumaczenia.

Brak podania danych może uniemożliwić odpowiedź na zapytanie, przygotowanie wyceny lub wykonanie usługi.

Kontakt oraz powiązane dokumenty

W sprawach związanych z prywatnością, ochroną danych osobowych lub realizacją swoich praw możesz skontaktować się z nami przez e-mail: kontakt@tlumaczomat.pl.

Korzystanie z usług TŁUMACZomat regulują również: Regulamin świadczenia usług.